Alterar dados CNPJ: Como fazer alteração contratual de empresa prestadora de serviços?

Em algum momento da jornada como empreendedor, pode ser necessário alterar dados do CNPJ, seja para atualizar o endereço da empresa, mudar o nome fantasia, incluir um novo sócio ou até ajustar o ramo de atividade. Essas modificações são feitas por meio da alteração contratual de empresa, um processo formal que garante que todas as informações da sua pessoa jurídica estejam atualizadas nos órgãos competentes, como a Receita Federal e a Junta Comercial.

Mas, afinal, como fazer uma alteração contratual corretamente? O procedimento exige atenção a detalhes e varia conforme o tipo de mudança e o regime da sua empresa. Neste artigo, você vai entender como alterar dados no CNPJ, quais documentos são necessários, quando o procurador pode assinar, e as diferenças entre uma alteração contratual simples e consolidada.

Diferenças entre alteração contratual consolidada e simples

Ao alterar dados do CNPJ, você pode optar entre a alteração contratual simples ou consolidada. A alteração contratual simples é um documento aditivo ao contrato original, registrando uma mudança pontual, mas não substitui o contrato anterior, por isso, para comprovar dados, é necessário apresentar o contrato inicial junto com esse aditivo.
A alteração contratual consolidada reúne e integra todas as alterações em um único documento atualizado, tornando-se o contrato válido que substitui os anteriores e deve ser apresentado aos órgãos competentes.

Alteração contratual assinada por procurador

Quando a empresa decide alterar dados do CNPJ por meio de nomeação de um representante, é possível que a alteração contratual de empresa seja assinada por um procurador. Mas para isso, é fundamental que a procuração contenha poderes específicos e seja anexada ao processo de alteração contratual.

Segundo as regras do Departamento de Registro Empresarial e Integração (DREI), a procuração, se feita de forma particular, deve ter firma reconhecida. Porém, se o outorgante for analfabeto, o mandato deverá ser por instrumento público.

Além disso, o procurador deve estar com seus dados claramente registrados na alteração, ou seja, com nome completo, qualificação, poderes conferidos, e o documento da procuração deve estar junto à alteração contratual ou vinculado a ela.

Portanto, se você optar por ter um procurador assinando a alteração, garanta que a procuração seja elaborada com os poderes para a alteração contratual, reconhecida ou pública conforme o caso, e apresentada corretamente junto ao processo de registro para que a alteração seja efetiva e reconhecida pelos órgãos competentes.

Como fazer alteração contratual?

O procedimento de alteração contratual da empresa consiste em atualizar o contrato social com as novas informações e registrar o documento na Junta Comercial ou Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, dependendo do tipo de empresa.

O processo pode variar conforme o estado e o tipo jurídico (LTDA, EI, SLU, etc.), mas, de forma geral, envolve as seguintes etapas:

Defina o que será alterado: Primeiro, identifique quais dados precisam ser atualizados: endereço, nome fantasia, quadro societário, atividades (CNAEs), capital social, entre outros. Cada tipo de mudança exige informações e documentos específicos.

Elabore o documento de alteração contratual: Esse é o documento principal do processo. Nele, são descritas todas as modificações feitas no contrato social original. O ideal é que seja elaborado por uma contabilidade, para garantir que esteja de acordo com a legislação e o enquadramento tributário da empresa.

Recolha as assinaturas: A alteração contratual deve ser assinada pelos sócios da empresa ou, em alguns casos, por um procurador legalmente nomeado (com procuração registrada em cartório). Essa etapa é essencial para validar juridicamente a alteração.

Atualize os dados na Receita Federal: Depois de assinado, é necessário notificar a Receita Federal, informando as alterações feitas. Assim, o CNPJ será atualizado oficialmente e será gerado o DBE (Documento Básico de Entrada).

Protocole o pedido na Junta Comercial: O DBE deve ser protocolado junto à Junta Comercial do estado ou no cartório responsável, conforme o tipo de registro da empresa. É nesse momento que a alteração será avaliada, podendo ou não passar a ter validade legal.

Comunique os demais órgãos, se necessário: Dependendo da alteração, pode ser preciso atualizar informações também em outros órgãos, como prefeitura, banco, convênios, planos de saúde empresariais e órgãos de classe (como o CRM, OAB, CAU ou CRN).

É importante destacar que mudanças contratuais exigem cuidado com detalhes legais e tributários. Um pequeno erro pode gerar rejeição do pedido ou inconsistência nos dados do CNPJ. Por isso, conte sempre com o suporte de uma contabilidade especializada para garantir que tudo seja feito da forma correta e segura.

Alteração de Razão Social

A alteração da razão social é necessária quando a empresa decide mudar o seu nome jurídico, aquele que aparece em documentos oficiais, notas fiscais e cadastros da Receita Federal.
Ao escolher a nova razão social, é essencial verificar se já não existe outra empresa registrada com o mesmo nome no estado e garantir que ele esteja de acordo com o tipo jurídico (como LTDA, SLU, entre outros).

Após a alteração, todos os documentos e registros devem ser atualizados com a nova razão social, incluindo contratos, notas fiscais, cadastros bancários e licenças e, mesmo após alterar a razão social, o CNPJ permanece o mesmo. Por isso, não é preciso abrir uma nova empresa, basta formalizar corretamente a alteração contratual.

Alteração de Nome Fantasia

A alteração de nome fantasia é indicada quando a empresa decide mudar o nome pelo qual é conhecida no mercado, ou seja, a marca usada em placas, redes sociais, contratos e materiais de divulgação.
Diferente da razão social, o nome fantasia tem caráter comercial e pode ser alterado com mais liberdade, desde que o novo nome não gere confusão com outras marcas registradas. Depois da aprovação, a atualização passará a constar no cartão do CNPJ e em todos os cadastros oficiais.

Uma dica importante antes de escolher o novo nome fantasia, é verificar se ele está disponível no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial). Assim, você garante o registro da marca e evita problemas futuros com direitos autorais.

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