Ordem de serviço: o que é e para que serve?
Você empreendedor, sabe o que é uma ordem de serviço (OS) e a sua serventia para o dia a dia da sua empresa? Essa é uma ferramenta essencial que pode fazer toda a diferença para a organização, principalmente financeira, do seu negócio.
Além de ser capaz de padronizar alguns processos, a ordem de serviço também ajuda no fluxo interno da empresa, o que contribui para o alinhamento das tratativas com os seus clientes.
Neste artigo, trazemos para você tudo o que você precisa saber sobre a ordem de serviço (OS), o que ela é, as vantagens de sua utilização, e muito mais. Por isso, não deixe de acompanhar todos os tópicos até o final!
O que é uma ordem de serviço?
A ordem de serviço (OS) é o instrumento que marca o início de qualquer prestação de serviço. Ela funciona como um guia para a contratação de um serviço, o que ajuda a manter o trabalho dentro do que foi estabelecido.
Ou seja, ela formaliza o trabalho a ser prestado para um cliente. Como exemplo, uma OS pode oficializar atividades como as de manutenção de equipamentos, criação de artes publicitárias, consultorias, entre outras.
Portanto, podemos resumir que uma ordem de serviço: apresenta qual serviço será prestado, para quem e quando, com quais materiais e também, o custo para essa prestação de serviço.
Para que serve a ordem de serviço (OS)?
A principal serventia para uma ordem de serviço é contribuir com a organização e o planejamento de demandas de uma empresa, tendo em vista as tarefas que precisam ser realizadas e as pessoas disponíveis para tal.
Um ponto interessante de trabalhar sempre com uma ordem de serviço é que ela ajuda a evitar falhas de comunicação. Ou seja, ela serve como a formalização de tudo aquilo acordado verbalmente.
Dessa forma, assim que o seu cliente contratar os seus serviços, deve-se emitir a ordem de serviço com todas as especificações. Portanto, na prática, funciona da seguinte maneira:
- É feito o contato com o cliente e o mesmo faz a solicitação de um orçamento da sua prestação de serviço;
- É feita a negociação do comercial com o cliente e então, é definido os detalhes do serviço a ser prestado como, por exemplo, o preço;
- Com a negociação concluída, o responsável realiza a emissão da ordem de serviço para organizar e formalizar a solicitação.
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Quais tipos de ordem de serviço existem?
Para que você possa entender em mais detalhes como é uma ordem de serviço e quando ela pode ser utilizada, separamos a seguir três exemplos, mas saiba que ainda existem mais opções. Confira:
Ordem de serviço de inspeção
Uma ordem de serviço de inspeção tem como finalidade verificar o estado de conservação e também o funcionamento de equipamentos ou instalações. Sendo assim, através destas inspeções é que são detectados potenciais problemas, o que ajuda a evitar a ocorrência de problemas críticos, contribuindo com a segurança e eficiência operacional da empresa.
Ordem de serviço de manutenção preventiva
Já no caso da ordem de serviço preventiva, o objetivo é prevenir falhas em sistemas ou equipamentos, e segue um cronograma pré-estabelecido para que sejam feitas essas inspeções.
Ordem de serviço de instalação
Essa ordem de serviço é utilizada quando existe a necessidade de instalar novos sistemas, peças, equipamentos ou fazer upgrades. Normalmente, é utilizada em demandas pontuais.
Nesta ordem de serviço, é detalhado todo o escopo de trabalho que deve ser realizado, incluindo todas as especificações que a prestação de serviço deve seguir.
Ordem de serviço para evento
Uma ordem de serviço também pode ser emitida para eventos como aniversários, casamentos, palestras, entre outras comemorações. Assim como em outros casos, aqui ela vai ser um grande diferencial na organização da prestação de serviço.
O que deve ter em uma ordem de serviço?
O conteúdo presente em uma ordem de serviço varia conforme a atividade exercida pela empresa que presta serviço. No entanto, de modo geral, este tipo de documento contém as seguintes informações:
- Número da ordem de serviço;
- Valor a ser cobrado;
- Descrição do serviço solicitado;
- Local da prestação do serviço;
- Data da emissão;
- Forma de pagamento;
- Dados do cliente (nome ou razão social, CPF/CNPJ, endereço, telefone, entre outros);
- Motivo do pedido;
- Laudo técnico (quando necessário);
- Nome do profissional responsável;
- Discriminação de peças ou materiais utilizados (quando necessário);
- Horário de início e fim do serviço.
Dessa forma, estes dados que constam na ordem de serviço dão ao documento o caráter de autorização para o início de um determinado serviço, além de servir também como fonte de consulta e informação.
Vale ressaltar que o número de processamento da ordem de serviço é essencial para distinguir uma OS da outra. Isso é de suma importância, principalmente para as empresas que emitem muitas ordens de serviço.
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Quais são as vantagens em utilizar uma ordem de serviço?
A eficiência na prestação de serviços é essencial para qualquer empresa. A Ordem de Serviço desempenha um papel fundamental nesse processo, proporcionando controle e otimização das atividades. Veja, a seguir, algumas de suas vantagens:
- Controle financeiro: ambas as empresas já sabem quanto e quando vão receber pelo serviço prestado. Facilitando assim, o planejamento financeiro.
- Controle de produtividade: tendo em vista tudo o que será necessário para a prestação do serviço, os setores podem se organizar com antecedência sem afetar a produtividade;
- Descrição detalhada dos serviços: uma excelente forma de ter tudo o que foi acordado em reuniões oficializado. Evitando, assim, equívocos de comunicação e esquecimento de tarefas.
- Organização no fluxo de trabalho: com todas as informações em mãos, fica mais fácil e prático, pois não é necessário entrar sempre em contato com o cliente para conseguir mais detalhes sobre o serviço.
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