EFD-Reinf é nova obrigação para o Simples Nacional

A EFD-Reinf é uma nova exigência fiscal para as empresas enquadradas no Simples Nacional. Essa obrigação faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e traz impactos importantes para quem precisa manter a regularidade em dia.

Neste artigo, você vai entender o que é a EFD-Reinf, como ela se diferencia de outras obrigações acessórias, quem está obrigado a entregá-la, o que mudou com as novas regras e quais são as possíveis penalidades em caso de descumprimento.

O que é o EFD-Reinf?

A EFD-Reinf é a sigla para Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais. Trata-se de uma obrigação fiscal que passou a ser exigida de empresas brasileiras com o objetivo de facilitar o controle e a fiscalização de dados como retenções na fonte, pagamentos a terceiros e informações sobre serviços tomados ou prestados.

Na prática, a EFD-Reinf contribui para tornar os processos mais rápidos, organizados e transparentes, tanto para as empresas quanto para a Receita Federal.

Qual é a diferença entre o EFD-Reinf e o EFD-Reinf Contribuições?

Embora os nomes sejam parecidos, a EFD-Reinf e a EFD-Contribuições são obrigações fiscais diferentes.

A EFD-Reinf trata de informações como retenções na fonte, pagamentos a terceiros e dados sobre serviços prestados ou tomados. Já a EFD-Contribuições é voltada para a apuração e o envio de dados relacionados às contribuições sociais, como PIS e Cofins.

Empresas do Simples Nacional normalmente têm menos obrigações acessórias, mas em alguns casos podem ser obrigadas a entregar uma ou até as duas declarações, dependendo da atividade exercida e do tipo de receita.

Por isso, contar com o apoio de um contador é fundamental para entender quais obrigações a sua empresa precisa cumprir — e evitar riscos com a fiscalização.

O que é e para que serve o SPED Fiscal?

O SPED Fiscal faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), uma iniciativa do governo federal que tem como objetivo modernizar a forma como as empresas brasileiras prestam informações fiscais, contábeis e trabalhistas.

Esse sistema é composto por vários módulos — como a EFD-Reinf, a EFD-Contribuições e a Nota Fiscal Eletrônica — e permite que as informações sejam enviadas de forma 100% digital à Receita Federal e demais órgãos fiscalizadores.

Na prática, o SPED ajuda a reduzir a burocracia, eliminar o uso de papel, aumentar a transparência e tornar o cumprimento das obrigações fiscais mais rápido e seguro. Com ele, processos que antes exigiam muitos documentos físicos passam a ser feitos eletronicamente, de forma padronizada e integrada.

Quem deve entregar o EFD-Reinf?

A obrigatoriedade de entrega da EFD-Reinf depende do enquadramento tributário e das atividades exercidas pela empresa. Por isso, é essencial contar com a orientação de uma contabilidade para avaliar o seu caso com precisão. De forma geral, estão obrigados a entregar a EFD-Reinf:

Empresas que prestam e contratam serviços realizados mediante cessão de mão de obra;
Pessoas jurídicas responsáveis pela retenção de tributos como PIS/Pasep, Cofins e CSLL;
Empresas optantes pelo recolhimento da contribuição previdenciária sobre a receita bruta (CPRB);
Produtor rural pessoa jurídica e agroindústria quando sujeitos a contribuição previdenciária substitutiva sobre a receita bruta proveniente da comercialização da produção rural;

Adquirente de produto rural;
Associações desportivas com equipe de futebol profissional que tenham recebido valores por patrocínio, publicidade, licenciamento de marcas ou direitos de transmissão;
Patrocinadoras que repassaram recursos a associações desportivas com equipe de futebol profissional;
Promotoras de eventos esportivos em território nacional com participação de ao menos uma equipe de futebol profissional;
Pessoas jurídicas e físicas que pagaram ou creditaram rendimentos com ou sem retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), por si ou como representantes de terceiros.

A não entrega da EFD-Reinf ou o envio de informações incorretas pode gerar multas e penalidades. Por isso, é fundamental verificar se sua empresa se enquadra nessa obrigação.

Quais são as mudanças que ocorreram no EFD-Reinf 2023?

A partir de setembro de 2023, a EFD-Reinf passou por mudanças importantes que ampliaram o escopo dessa obrigação acessória. Entre as principais novidades, está a inclusão de novos tributos que agora devem ser informados no sistema.

A EFD-Reinf passou a receber dados sobre:

Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) sobre serviços tomados;
Contribuições sociais retidas na fonte – PIS, Cofins e CSLL – sobre pagamentos realizados;
Outras situações específicas, como o IRRF sobre aluguéis pagos a pessoas físicas.

Com essas mudanças, a EFD-Reinf deixou de contemplar apenas um grupo restrito de retenções e passou a centralizar informações que, até então, eram declaradas na DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte). Esse é mais um passo rumo à substituição total da DIRF no futuro.

Além disso, houve uma evolução na arquitetura tecnológica do sistema. Agora, a EFD-Reinf faz o processamento de forma assíncrona, permitindo que várias operações sejam executadas ao mesmo tempo, com mais agilidade e eficiência.

Para entender os detalhes técnicos dessas mudanças, vale consultar sua contabilidade ou acessar o Manual de Orientação ao Desenvolvedor da EFD-Reinf.

O que acontece se não entregar o EFD-Reinf?

Deixar de entregar a EFD-Reinf ou enviar informações incorretas pode gerar consequências sérias para a empresa, incluindo multas e até a irregularidade fiscal. Veja os principais riscos:

Multas automáticas: A Receita Federal aplica penalidades que variam conforme a infração, podendo incluir valores fixos ou proporcionais ao faturamento, além de juros e encargos.
Problemas com o Fisco: Informações inconsistentes ou omissões podem levar a fiscalizações, bloqueios de CNPJ e restrições no acesso a benefícios fiscais.
Comprometimento da regularidade fiscal: A empresa pode ter dificuldades para emitir certidões negativas, participar de licitações ou obter crédito em instituições financeiras.

A EFD-Reinf é uma obrigação que não pode ser ignorada. Empresas do Simples Nacional e de outros regimes devem acompanhar as atualizações legais, cumprir os prazos e garantir que os dados enviados estejam corretos.

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