Alguma vez você já se perguntou se uma empresa inativa precisa de contador? Este questionamento é frequente principalmente em empreendedores iniciantes, que, por vezes, precisam pausar suas atividades e não sabem como ficam suas questões fiscais e contábeis.
Porém, mesmo que o CNPJ da empresa fique sem movimentações financeiras, ele ainda precisa de um contador. Isso porque, para o governo, a pessoa jurídica ainda existe. Sendo assim, a empresa ainda precisa cumprir com as suas principais obrigações.
Portanto, é certo que uma empresa inativa precisa de contador, pois, do contrário, ela pode ter que arcar com algumas consequências como, por exemplo, multas e ter o CNPJ inapto pela Receita Federal. Para entender todos os detalhes, leia este conteúdo até o final.
Empresa inativa ou sem movimentação?
Uma empresa inativa é considerada dessa forma pela ótica da lei quando ela não desenvolve mais nenhuma atividade operacional, não operacional, financeira ou patrimonial durante todo o ano-calendário. Mas, não encerrou as suas atividades.
Muitos confundem o fato de uma empresa estar inativa com ela estar sem movimentação. No entanto, um caso sem movimentação é quando a empresa, mesmo após pausas de meses, realiza qualquer pagamento, recebimento de duplicatas ou fornecedores dentro daquele ano.
Dessa forma, ela não pode ser considerada uma empresa inativa, pois ainda realiza atividades de movimentação financeira mesmo que ainda se encontre com as suas atividades principais e secundárias paralisadas.
Como funciona o processo de uma empresa inativa na Receita Federal?
Um ponto importante para esclarecer é que uma empresa não fica inativa apenas por pausar as suas atividades e operações. Para que isso aconteça, é necessário realizar uma alteração contratual, com o dono especificando a quantidade de tempo que ela ficará nesse status.
Por mais que o dono do CNPJ possa escolher o tempo em que ficará inativo, ele precisa respeitar a regra de alguns limites. Sendo assim, um CNPJ só pode ficar inativo pelo período de cinco anos, antes que seu registro seja cancelado efetivamente.
Portanto, para continuar com o seu CNPJ, antes desse prazo acabar, o empreendedor precisa fazer uma nova alteração no contrato, especificando o retorno de suas atividades novamente. Evitando assim, o seu cancelamento.
Quais declarações precisam ser entregues durante a inatividade do CNPJ?
Quando o empreendedor está com uma empresa inativa, ainda assim, ele precisa estar atento e enviar as declarações para o fisco realizar a comprovação. As documentações variam de acordo com cada estado, e sofrem influência do ramo de atividade e regime tributário.
Dessa forma, podemos dizer que, no geral, as empresas não precisam realizar as suas declarações mensais, mas as anuais sim. Veja a seguir, quais são as declarações que cada regime tributário precisa apresentar:
Simples Nacional
- Repasse ao FGTS e a Previdência Social (SEFIP) sem movimento no começo do ano-calendário;
- Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS);
- Relação Anual de Informações Sociais “negativa”;
Lucro Presumido
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) “negativa”;
- RAIS negativa;
- SEFIP;
- Escrituração Contábil Digital (ECD), entre outros;
Ou seja, mesmo com a empresa inativa, o trabalho de um contador ou de um escritório de contabilidade ainda é essencial para que estas documentações, entre outras, sejam entregues da maneira correta, evitando consequências negativas ao CNPJ.
Leia também: Quais são as declarações do Simples Nacional?
O que pode acontecer se as documentações não forem apresentadas para a Receita Federal?
Caso a empresa inativa não realize a apresentação das documentações e escriturações descritas anteriormente, o contribuinte pode ter implicações. Assim, o CNPJ pode ficar inapto, o que o impossibilita de participar de outras empresas.
Além disso, ao não cumprir com estas obrigações, o empreendedor também pode receber multas por cada declaração faltante. E, portanto, para reativar o CNPJ, é preciso estar com todas estas questões em dia, realizando um retroativo de todos os débitos.
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Deixar a empresa inativa ou baixar o CNPJ? O que é mais vantajoso?
Como sempre, cada caso é um caso, e deixar a empresa inativa ou dar baixa no CNPJ são decisões que vão depender das intenções que o empreendedor ainda tem com o seu negócio. Afinal, ambas as opções possuem custos, e precisam ser bem analisadas.
Dessa forma, se o empreendedor ainda tem a perspectiva de reativar as atividades do CNPJ, o mais recomendado é que opte pela opção da inatividade. Isso porque, para dar baixa no CNPJ, é preciso elaborar o distrato social e verificar as pendências federais, estaduais e municipais.
A baixa no CNPJ também precisa considerar a esfera previdenciária e trabalhista. Ou seja, as rescisões contratuais, a emissão da Certidão Negativa e o Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), por exemplo.
Empresa inativa precisa de contador? Entenda os motivos.
Como descrito anteriormente, mesmo uma empresa inativa ainda precisa dos serviços contábeis de um contador ou de um escritório de contabilidade para apresentar as declarações e demonstrativos para os governos municipal, estadual e federal.
É válido ressaltar que, na grande maioria das vezes, as despesas com o não cumprimento destas obrigações saem bem mais caras do que os serviços contábeis para deixar a sua empresa inativa sem nenhuma pendência.
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