Invoice para exportação de serviços: Entenda como funciona

Se você realiza negócios com clientes do exterior, provavelmente já ouviu falar em invoice. Esse documento é essencial para prestação de serviços internacionais, funcionando como um comprovante comercial entre o contratado e o contratante estrangeiro. 

Muita gente ainda se pergunta se a invoice substitui a nota fiscal, como ela deve ser preenchida e quais informações são obrigatórias. A verdade é que, embora pareça algo complexo, fazer uma invoice internacional é mais simples do que parece, desde que você entenda sua função e siga as exigências legais.

Neste artigo, você vai descobrir o que é uma invoice, qual a diferença em relação a nota fiscal, se é obrigatório e como emitir corretamente. 

O que é invoice?

A invoice é um documento comercial usado em transações internacionais para registrar a prestação de serviços ao exterior. Em português, o termo pode ser traduzido como “fatura”, e ela funciona como uma comprovação formal da operação entre o exportador e o importador. Na prática, a invoice reúne todas as informações sobre a negociação, como: 

• dados do prestador de serviços e do contratante;
• descrição dos serviços prestados;
• condições de pagamento;
• valores cobrados;
• moeda utilizada; 
• prazos de entrega. 

Invoice substitui nota fiscal?

Não, esses dois documentos têm finalidades diferentes e complementares. A invoice é um documento comercial internacional, utilizado para a cobrança e formalização da negociação entre o prestador de serviço e o cliente estrangeiro.

Já a nota fiscal é um documento fiscal brasileiro, exigido pela legislação tributária nacional, mesmo quando o serviço é prestado para fora do país. Ela serve para registrar oficialmente a operação perante os órgãos fiscais brasileiros, apurar impostos e garantir a regularidade da empresa junto à Receita Federal.

Portanto, a invoice não substitui a nota fiscal, ela complementa o processo. Enquanto a nota fiscal cumpre as obrigações fiscais no Brasil, a invoice comprova a transação internacionalmente. 

Invoice é obrigatória? 

A invoice é obrigatória na prestação de serviços para o exterior com recebimento acima de US$3.000,00. A exigência da invoice está relacionada à necessidade de comprovar a transação internacional tanto para o cliente estrangeiro quanto para os órgãos de controle, como a Receita Federal e o Banco Central do Brasil. 

Mesmo nos casos em que sua utilização não é obrigatória, a emissão da invoice é indicada, já que ela também é fundamental para registrar o ingresso de valores no país e garantir que o pagamento recebido seja devidamente identificado como receita de exportação, assegurando a isenção de alguns impostos previstos para quem presta serviços ao exterior. 

Além disso, a invoice é um documento indispensável para:

• Abrir processos de câmbio junto aos bancos;
• Comprovar receitas de exportação em declarações fiscais;
• Evitar problemas em auditorias ou fiscalizações futuras.

Portanto, se você presta serviços para clientes no exterior, emitir uma invoice internacional é essencial para manter a regularidade fiscal e contábil da operação.

Como emitir invoice de serviço para o exterior?

Emitir uma invoice de serviço para o exterior é um processo simples, mas que exige atenção aos detalhes para evitar erros e garantir a validade do documento em outros países. Esse tipo de invoice internacional deve conter todas as informações que comprovem o acordo entre o prestador e o cliente estrangeiro. Confira o passo a passo para emitir corretamente:

1. Reúna os dados do prestador e do cliente:

• Nome ou razão social;
• Endereço completo;
• CNPJ (ou CPF, se autônomo);
• Dados do cliente no exterior (inclusive país e endereço fiscal).

2. Descreva o serviço prestado:

Explique de forma clara e objetiva qual serviço foi realizado. Informe o período de execução, quantidade de horas ou unidades contratadas, e quaisquer detalhes relevantes que ajudem a identificar o trabalho.

3. Informe os valores e condições de pagamento:

• Valor total do serviço;
• Moeda da transação (geralmente em dólar ou euro);
• Forma de pagamento (transferência internacional, plataforma de pagamento etc.);
• Prazo de pagamento (exemplo: 30 dias após a emissão).

4. Adicione informações complementares:

• Número da invoice para controle interno (é recomendado que o número seja correspondente a quantidade de invoices emitidas até o momento, ex: primeira invoice será de número “1”);
• Data de emissão;
• País de origem da prestação do serviço;
• Cláusulas contratuais relevantes (opcional).

5. Envie a invoice ao cliente e arquive uma cópia:

Após revisar todos os dados, envie o documento para o cliente e mantenha uma cópia arquivada para fins contábeis e fiscais.

Se você tiver uma contabilidade especializada em negócios internacionais, como a AccountTech, todo o processo de emissão de invoice de exportação de serviços pode ser feito de forma segura, dentro das exigências legais brasileiras e internacionais.

Existem impostos ao emitir invoice?

No caso de serviços prestados para o exterior, a invoice internacional em si não gera cobrança de impostos, já que a transação é considerada uma exportação de serviços. Esse tipo de operação é isento de alguns tributos nacionais, o que representa uma grande vantagem competitiva para empresas brasileiras que atuam fora do país.

Segundo a legislação brasileira, quando o serviço é prestado para um cliente localizado no exterior e o resultado ocorre fora do Brasil, a operação pode ser isenta de tributos como:

• ISS (Imposto Sobre Serviços);
• PIS e COFINS sobre receitas de exportação.

Além disso, é importante observar o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras). Embora a invoice de exportação de serviços não sofra tributação direta, o recebimento do valor do exterior pode estar sujeito à incidência de IOF sobre a operação de câmbio. A alíquota normalmente é de 0,38% sobre o valor, aplicada no momento em que o pagamento é recebido no Brasil.

Ou seja, ao emitir uma invoice de exportação de serviços, o prestador deve garantir que o contrato e o documento deixem claro que o contratante do serviço está no exterior e que o impacto ocorrerá fora do território nacional. Assim, é possível comprovar a natureza de exportação e aproveitar as isenções fiscais previstas em lei.

Por outro lado, se o serviço for realizado para uma empresa estrangeira, mas com resultado no Brasil, a operação deixa de ser considerada exportação, e os impostos nacionais passam a ser devidos.

Cumpra as exigências fiscais da prestação de serviços para o exterior!

Emitir uma invoice internacional corretamente é apenas uma parte do processo de exportação de serviços. Para garantir que sua empresa atue dentro da lei e aproveite todos os benefícios fiscais, é essencial contar com uma contabilidade especializada em negócios internacionais, e é exatamente isso que a AccountTech oferece.

Com a AccountTech, você tem o suporte completo para:

• Emitir invoice de exportação de serviços de forma segura e conforme as normas brasileiras e internacionais;
• Garantir a isenção de alguns impostos prevista para quem presta serviços ao exterior;
• Controlar o ingresso de valores em moeda estrangeira e a correta classificação contábil das receitas;
• Evitar erros fiscais que possam gerar multas ou a perda de benefícios tributários.

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