O que é certificado digital, para que serve e como emitir
O Certificado Digital é bastante utilizado para assinatura de documentos. Podemos dizer que, basicamente, ele serve como uma identidade eletrônica tanto para PF quanto PJ, um tipo de RG do mundo digital que caracteriza e representa a pessoa física ou jurídica na internet.
Com um Certificado Digital, não há necessidade de assinar presencialmente documentos, visto que ele garante autenticidade dos dados e, mesmo à distância, possui valor jurídico.
Confira a seguir tudo o que precisa saber sobre Certificado Digital. Para o que serve, quais informações ele reúne, e também ensinaremos o passo a passo de como adquirir e usá-lo.
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Para que serve o Certificado Digital?
Tendo o mesmo valor jurídico, o Certificado Digital, além de funcionar como uma carteira de identificação virtual, também permite assinar documentos à distância sem a necessidade de reconhecer firma em cartório - é citado no art. 10, da MP n° 2.200-2, que o Certificado Digital pode, sim, substituir o papel manuscrito e assegurar o controle de acessos de modo mais seguro.
Esse recurso vem sendo utilizado por empresas para garantir a validade jurídica, assim como a autenticidade e integridade nas transações realizadas através da internet.
Ao adquirir um Certificado Digital, é possível:
- Assinar e enviar documentos pela internet;
- Emitir passaportes, carteiras de habilitação e diplomas universitários;
- Realizar transações bancárias;
- Assinar a nota fiscal eletrônica (NF-e);
- Assinar Manifesto do Destinatário;
- Enviar declarações de imposto de renda à Receita Federal;
- Assinar conhecimentos de transporte eletrônico (CT-e);
- Prestar informações no sistema eSOcial;
- Assinar escriturações contábeis e fiscais;
- Fazer login em ambientes restritos com total segurança.
Graças a essa facilidade, emitir ou receber documentos, fechar negócios, acessar ou disponibilizar informações sigilosas, tornou-se menos burocrático e é feito de modo online.
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Quais informações constam no Certificado Digital?
As principais informações que constam em um Certificado Digital são:
- Chave pública do titular;
- Nome do titular;
- Endereço de e-mail;
- Período de validade do certificado;
- Nome da Autoridade Certificadora;
- Número de série;
- Assinatura digital do AC.
Tipos de Certificados Digitais - e suas validades
Antes de fazer o requerimento do Certificado Digital, é importante conhecer seus diferentes tipos (recursos) e versões (finalidades). Veja abaixo quais são eles e como se enquadram:
1 - Tipos
Certificado A1: com validade de um ano, esse tipo de certificado pode ser instalado em diversas máquinas ao mesmo tempo, tendo a possibilidade de acessar de qualquer lugar e dispositivo, além de ser integrado à NF-e e exigir a senha uma única vez;
Certificado A3: sua validade é entre um e cinco anos, além de ser mais barato. Contudo, exige um dispositivo móvel (cartão, token ou pen drive), bem como só pode ser utilizado em um computador por vez e faz o requerimento da senha em todos os acessos.
*Observação: Algumas autoridades certificadoras atualmente também oferecem alternativas de certificados digitais na nuvem e armazenados em dispositivos móveis.
2 - Versões
e-CPF: versão eletrônica do CPF. Permite acessar serviços públicos virtuais como o eSOcial, e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) e Receitanet, entre outros sistemas e transações;
e-CNPJ: versão eletrônica do CNPJ. Permite acessar sistemas públicos como e-CAC, Receitanet e emissor do DAS (Documentos de Arrecadação do Simples Nacional), além de viabilizar o cadastro no INPI e assinaturas contratuais;
NF-e: permite emitir notas fiscais eletrônicas, obter o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), emitir o DANFE (Documento Auxiliar na Nota Fiscal Eletrônica), entre outros serviços fiscais.
*Observação (2): existem outras versões mais específicas como, por exemplo:
- e-Saúde: voltado a profissionais da saúde que precisam assinar prescrições médicas online;
- e-Jurídico: usado por advogados para realizar processos online;
- e-Corretor: utilizado para enviar informações aos órgãos públicos necessários para o gerenciamento de todas as atividades contábeis.
Tabela Comparativa entre os certificados: A1 e A3
Para preservar a segurança das transações online e das informações do usuário, são as Chaves Pública e Privada. Elas compõem criptografia assimétrica, baseada em algoritmos que dependem de chaves diferentes - pública e privada. Sendo assim, quando alguém for acessar os dados do certificado, deve possuir a chave correta para conseguir decodificá-los.
Há três maneiras de liberar os documentos:
- Chave Pública: deve-se utilizar a chave e liberar a quem for enviar informações, isto é, pode ser divulgada livremente;
- Chave Privada: sigilosa e individual. Seu código deve ser mantido em segredo com o titular.
- Criptografia Assimétrica: como dito anteriormente, é baseada em algoritmos que dependem de chaves diferentes, seja pública ou privada.
Passo a passo de como emitir o Certificado Digital
O Certificado Digital somente pode ser emitido e assinado por Autoridades Certificadoras (AC), órgãos responsáveis pela criação e gerenciamento desse documento e é preciso atender às regras determinadas pelo ICP-Brasil (A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Veja a seguir o passo a passo de como emitir o Certificado Digital:
1 - Escolha o tipo do certificado digital
Primeiramente, você deve escolher o tipo de certificado: certificado digital A1 ou certificado digital A3. De acordo com o que for mais adequado para onde você vai utilizar.
2 - Escolha uma entidade certificadora credenciada
Existem diversos órgãos certificadores credenciados pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Nós da AccountTech, sempre recomendamos aos nossos clientes a ‘Easy Sign Certificados’.
3 - Compre e valide o certificado digital
Realize a compra online e, após pagamento, será agendada a validação que, dependendo do caso, é presencial ou por videoconferência (o que aumentou muito durante a pandemia). Vale frisar que essa etapa é obrigatória para a emissão do certificado. Nesse ponto, você terá de apresentar a documentação exigida, e é também onde acontecerá a coleta e registro dos dados biométricos (foto e impressões digitais).
4 - Faça a instalação
A instalação do certificado é muito simples, seja do tipo digital A1 ou digital A3. Porém, lembre-se de anotar a senha, porque ela é irrecuperável. Caso esqueça ou, por eventualidade, acabe perdendo, será necessário fazer uma nova emissão e pagar novamente o valor.
Depois que o Certificado Digital for emitido, você pode começar a fazer assinaturas, tanto em documentos no formato PDF utilizando o programa gratuito Adobe Reader (para leitura de arquivos em PDF) quanto em documentos em formato Word e o BrOffice. Esses programas têm ferramentas para inserir a assinatura digital usando o certificado que você possuir.
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A importância do Certificado Digital na sua contabilidade
Existem vários sistemas com informações confidenciais, principalmente de órgãos governamentais, que só podem ser acessados para enviar e receber informações ou alterar dados com a confirmação da identidade. Por exemplo:
- Utilização do eSocial: plataforma online do governo que unificou a entrega de 15 obrigações da área trabalhista para empresas, outras pessoas jurídicas e também para pessoas físicas;
- Emissão de nota fiscal eletrônica: em alguns municípios, só é possível realizar a emissão da nota fiscal com certificado digital;
- Utilização do e-CAC: possibilita usar os serviços disponíveis no portal do Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal;
- Realização de outros compromissos fiscais – exemplo: por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Agora que você sabe o que é Certificado Digital, para que serve e o passo a passo de como emiti-lo - além de conhecer sua importância - é importante salientar que, para profissionais PJ, o recomendado é que seja emitido a versão 'e-CNPJ' para assinar documentos empresariais. Você ainda não se formalizou?
O primeiro passo, então, é abrir um CNPJ.
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